Возмещение расходов на проживание является одной из статей расхода при направлении работника в служебную командировку. Впервые сталкиваясь с подобным в своей практике, начинающий бухгалтер может не знать всех нюансов документального оформления и проведения соответствующих операций, равно как и необходимости начислять НДФЛ или учитывать эти траты при расчёте налогооблагаемой базы предприятия. Подобная неопытность может спровоцировать нарушение трудового и налогового законодательства.
Служебная командировка не всегда предполагает возмещение расходов на проживание и иные виды компенсаций, поскольку подразумевает под собой эпизодическое отправление сотрудника на определённый период времени в место, отдалённое от места работы. В этой связи разъездной характер работы (как у торгового представителя по Москве или Московской области, например) не может быть приравнен к командировкам, следовательно, не подразумевает компенсационных выплат. В подобных ситуациях возмещение затрат на бензин, проживание и пр. осуществляется путём начисления доплат, надбавок и т.д.
Возмещение расходов на проживание производится с учётом длительности командировки и с учётом законодательных норм. Так, максимальная продолжительность стандартной служебной поездки, не подразумевающей длительного пребывания для проведения строительных, монтажных и иных работ, не может превышать 40 дней без учёта времени, требующегося на проезд туда и обратно. Заграничные командировки не имеют лимита пребывания, а по истечении двух месяцев размер суточных приравнивается к размеру денежного довольствия работающих в этой стране на постоянной основе.
Что касается возмещения расходов на проживание, то их компенсация осуществляется на основании документально подтверждённых расходов. Если же в период пребывания сотрудник останавливался не в гостинице, а воспользовался частной арендой (без подтверждения договором, актом и пр.), то ему возместят понесённые затраты из расчёта средней стоимости подобной услуги в месте командировки. Выделен отдельной строкой сервис по предоставлению телефона, телевизора и холодильника? Это также подлежит компенсации, а вот сауна или мини-бар – на усмотрение работодателя. Появились сомнения в верности расчёта и удержания НДФЛ или предъявления к вычету НДС? Обращение в юридическую онлайн консультацию позволит разрешить все сомнения.
