Как отражается возмещение расходов на медосмотр в отчётных документах бухгалтерии? Какие документы подтверждают факт оказания и оплаты подобных услуг? Как оформить проводки таким образом, чтобы это не повлекло уплаты налогов на доходы, но в то же время учитывалось при формировании налогооблагаемой базы? Эти и другие вопросы возникают перед новичками бухучёта, которые впервые сталкиваются с необходимостью компенсировать за счёт работодателя денежные средства, потраченные сотрудником на прохождение первичного медицинского осмотра при устройстве на работу.
Нормы трудового права предусматривают обязательность предварительного медицинского обследования для отдельных категорий профессий: продавец, учитель, медсестра и др. При этом обязательство по оплате этой процедуры возлагается на работодателя как лица, ответственного за соблюдение норм безопасности и охраны труда. Поэтому возмещение расходов на медосмотр с сохранением за работником на период прохождения врачебных и диагностических кабинетов среднего заработка и должности – существующая реальность повседневной деятельности подобной организации Москвы или Московской области.
Возмещение расходов на медосмотр тем сотрудникам, должностные инструкции которых содержат требование обязательности предварительного медицинского обследования как одного из условий допуска к работе, относится к категории расходов, которые уменьшают налогооблагаемую базу предприятия. При этом компенсация понесённых сотрудником расходов не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если же предварительный медосмотр был пройден работником по собственной инициативе, то ни о какой компенсации или включении этой группы расходов в целях снижения доходной части речи быть не может.
Согласно правилам бухгалтерского учёта возмещение расходов на медосмотр подлежит отражению на счёте 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям». Конкретных форм подтверждающих документов, как и их перечня, законодательство не предусматривает, а налоговая инспекция рекомендует придерживаться стандартных требований по оформлению. Если медосмотр оплачивается работодателем предварительно, то к первичным документам будет относиться договор и акт оказанных услуг, а также платёжные документы в отношении медицинской организации. Если же сотрудник сам оплачивает эти услуги, то для компенсации расходов ему необходимо предъявить кассовый чек и справку по итогам медосмотра. Более подробную информацию по этому вопросу можно узнать на юридической онлайн консультации.
Некоторые виды работ предусматривают прохождение предварительного медицинского осмотра человеком, которого принимают на данную работу. К ним можно отнести профессии продавца, преподавателя, охранника, медсестры. Есть и другие профессии, входящие в этот список. Но необходимо знать, что все расходы по такому медосмотру возлагаются на работодателя. Об этом недвусмысленно говорится в законодательстве и приведенной статье. При этом существуют и определённые правила налогообложения такой процедуры. Работнику, который проходит медосмотр по собственной инициативе, оплата не компенсируется.