Сейчас нынешнюю жизнь, и деловую, в том числе, нельзя представить без сотовой (мобильной) связи. Свой мобильный телефон имеет сейчас большинство сотрудников любой фирмы. Однако здесь необходимо разделять между собой плату за переговоры, которые вносит на счет оператора сам сотрудник, и те платежи, осуществляемые за работника предприятием. В последнем случае актуальным становится порядок возмещения расходов на сотовую связь со стороны работника.
Как показывает практика, в этом вопросе возможны два варианта. Первый из них заключается в том, что предприятие отводит каждому сотруднику ежемесячный лимит суммы телефонных переговоров. При этом в него могут входить как и личные звонки, так и контакты в служебных целях. В случае превышения установленной суммы происходит возмещение расходов на сотовую связь путем их вычета из заработной платы работника.
Второй способ представляет собой детализацию звонков по каждому из мобильных телефонов. Здесь сотрудник должен самостоятельно в распечатке обозначить именно личные звонки. Тогда эта сумма также будет представлять собой возмещение расходов на сотовую связь со стороны работника. Порядок ее компенсации может быть предусмотрен как трудовым или коллективным договором, так и другими локальными актами, принятыми предприятием.
Для того чтобы избежать конфликта с налоговой инспекцией, на предприятии целесообразно иметь утвержденное руководителем положение о пользовании мобильной связью. В нем следует оговорить, на каких условиях работники вправе пользоваться корпоративными номерами, и как компенсировать расходы, понесенные сверх установленного на фирме лимита. В этом случае часть затрат можно будет отнести на расходы в деятельности предприятия.
Кроме того, возмещение расходов на сотовую связь должно быть отражено и в учете предприятия. С этой целью бухгалтер должен ориентироваться как в корреспонденции счетов, так и в отражении соответствующих затрат в налоговом учете.
Если бухгалтер или руководитель компании не уверены в том, как поступать с расходами сотрудников на мобильную связь, они всегда могут получить совет специалиста. Для предприятий в Москве и Московской области с этой целью есть бесплатная консультация юриста в режиме онлайн. Он может рассказать о том, как составить документацию о пользовании сотрудниками предприятия мобильной связью так, чтобы не было проблем с налоговой инспекцией.