Возмещение хозяйственных расходов подразумевает возврат ранее затраченных финансовых средств на покупку канцелярских товаров или расходных материалов для техники предприятия (например, краска или бумага для принтера). Аналогичная процедура проводится и в отношении ГСМ для служебных автомобилей и затрат на хозяйственные нужды.
Для того чтобы предприятие возместило потраченные средства работнику, необходимо написать заявление с просьбой о возмещении хозяйственных расходов с приложением всех чеков. Стоит отметить, что для выплаты средств необходимо экономическое обоснование произведенных затрат. Все предшествующие заявлению выплаты должны быть совершены только в интересах самого предприятия.
Также существует возможность компенсировать расходы работника, если это предусмотрено в учетной политике предприятия или организации, действующей на территории Москвы и Московской области, или отражено в другом нормативном акте. Выплаты в данном случае производятся определенным сотрудникам при предъявлении отчетов об оплате услуг, сделанной в интересах организации.
Стоит отметить, чтобы избежать отказа в выплате, необходимо предварительно обговорить примерные размеры затрат на хозяйственные нужны. То есть, работник должен осознавать, что все его действия должны происходить по инициативе работодателя, а не его собственной. Возможность производить оплату с последующим возмещением хозяйственных расходов может быть только у лиц, обладающих надлежащими полномочиями.
Учет операции чаще всего производится через счет «Расчеты с подотчетными лицами». Но возможен и другой вариант учета возмещаемой суммы. В этом случае выплата отражается на счете «Расчеты по принятым обязательствам». Такое ведение бухгалтерского учета не является ошибкой. Если подотчетное лицо предоставит документы, подтверждающие хозяйственные расходы, то в этом случае можно будет возместить денежные средства без заполнения авансового отчета.
В качестве документального обоснования произведенного учета в первом случае ведения бухгалтерского учета (то есть с использованием счета «Расчеты с подотчетными лицами») используется авансовый отчет и документы, подтверждающие сумму выплаты.
Как правильно потребовать с работодателя возмещение хозяйственных расходов сможет объяснить квалифицированный юрист через службу юридической онлайн поддержки.
Я сам раньше занимался различными производственными закупками для предприятия. Иногда это касалось не только специализированной техники или строительных материалов, но и мелких канцелярских или бытовых принадлежностей. Во избежание каких-либо разногласий с руководством и аудитом, следует сохранять все чеки, при крупным и дорогих заказах обязательно уточнять сумму, которая может быть потрачена, обычно требуют ее минимизировать насколько это возможно, но не нужно забывать что в случаи приобретения некачественного товара вы можете получить выговор. Конечно бывают ситуации на фирмах, когда руководство отказывается оплачивать хозяйственные расходы, в таком случаи нужна помощь юриста.