Коллективный трудовой договор должен включать в себя список работников, которые оперируют с подотчетными суммами. Это может быть любое должностное лицо, а также работники бухгалтерии, ответственные за правильность использования выданных средств. Порядок выдачи и правила отчетности, установленные в организации, должны неукоснительно соблюдаться. Согласно Трудового Кодекса РФ и локальных нормативных документов, взыскание подотчетных средств допустимо в отношении лиц, входящих в поименный список сотрудников, получающих и отчитывающихся в денежных операциях.
Сроки и порядок взыскания подотчетных средств определяется в каждом предприятии в соответствии с его нуждами и потребностями. Например, отчет и возврат остатков средств по командировочным расходам. Сотрудник обязан подать финансовый отчет в бухгалтерию в сроки, установленные на предприятии. Если выданные перед командировкой средства не израсходованы полностью или израсходованы с избытком, что подтверждено документально, то бухгалтерия обязана сделать расчет и вычесть (доплатить) сотруднику подотчетные средства. Такая же операция проводится, если сотрудник покупает за выданные ему в кассе предприятия наличные средства предметы, необходимые для работы организации. Например, это могут быть канцелярские принадлежности или средства гигиены. В бухгалтерию сдаются для проверки товарные накладные и чеки, сводится остаток.
В правилах работы организации должен быть указан максимальный размер выдаваемых подотчетных сумм, но не более 100 тыс. руб. Взыскание подотчетных сумм всегда оформляется авансовым отчетом, где должны быть перечислены статьи расходов с приложением подтверждающих документов. Ошибочно и неграмотно заполненные отчеты ведут к штрафным санкциям для принявшего его работника бухгалтерии в размере до 5 тыс. руб. В случае конфликтной ситуации разбирательство может быть инициировано в срок 30 дней с момента обязательной сдачи авансового отчета. На работника возможно наложить взыскание в размере среднемесячной зарплаты, остальные материальные претензии разрешаются в суде.
Для жителей Москвы и Московской области, а также других регионов, открыта горячая онлайн линия, на которой вы можете бесплатно проконсультироваться у юриста, хорошо знакомого с трудовым законодательством и имеющего большой опыт в подобных делах. Мы всегда сможем помочь и защитить ваши интересы.