Взыскание подотчетных средств может быть произведено как с работника, так и с сотрудников бухгалтерии. В этом вопросе многое зависит от правильности оформления локальных нормативных документов организации, регламентирующих порядок выдачи, отчёта и возврата подотчётных сумм.
Согласно действующим подзаконным актам в сфере бухгалтерского учёта, всё начинается с приказа об утверждении порядка выдачи и списания подотчётных сумм, в котором указывается:
• поимённый перечень сотрудников, обладающих правом получения и расходования наличных средств;
• срок отчёта или период выдачи, законодательно он не регламентируется, поэтому предприятия Москвы и Московской области вправе устанавливать свои сроки и периоды;
• максимально возможный размер подотчётной суммы, верхняя граница которого отрегулирована Центробанком и не может превышать 100 тыс. рублей.
Взыскание подотчетных средств может быть произведено в том объёме, который будет подтверждён документально: расходными кассовыми ордерами, выписками из банка (если не было выдачи наличных, а шло перечисление на дебетовую карту, отличную от зарплатного проекта) и т.д. Для ответчика доказательством целевого использования и отсутствия задолженности станет заполненный по всем требованиям авансовый отчёт об израсходованных суммах с приложением товарных чеков и квитанций. Если сотрудником были предоставлены все документы, которые по какой-либо причине не нашли отражение в бухгалтерских документах, либо бухгалтер изначально допустил приём небрежно оформленного авансового отчёта, то он может быть подвергнут административному наказанию в виде штрафа до 5 тыс.рублей.
Своевременное обращение в юридическую онлайн консультацию позволит избежать судебного разбирательства. Это возможно при соблюдении ряда условий, регламентирующих порядок досудебного взыскания подотчетных средств (удержание из заработной платы):
• сотрудник должен являться действующим работником предприятия;
• решение должно быть приятно в течение месяца с момента обнаружения, т.е. непредоставления отчёта;
• работник дал письменное согласие;
• размер ущерба не превышает среднемесячного заработка сотрудника.
Во всех остальных случаях единственным инструментом остаётся судебное разбирательство. Срок исковой давности для обращения составляет три года – общий для большинства категорий гражданского судопроизводства.
